Jak Unified Communications może zmienić Twój biznes?

Jak relacjonuje nasz bloger Dave Clarke z Benemen UK, w Londynie na ostatnim spotkaniu Microsoft Future Decoded Event przedstawiona została fascynująca historia i sukces Lync (Skype) w organizacji Schroders. Pomimo tego, że mówimy o dużej organizacji, jej doświadczenia i pomysły śmiało mogą kopiować małe i średnie firmy, bazując na chmurowym rozwiązaniu Unified Communication oferowanym przez Comtrust. Zatem – jakie istotne zmiany i korzyści odnotował Dave Clark? Podążamy śladami naszego wysłannika i przytaczamy jego relację ze spotkania.

Ujednolicenie komunikacji daje realne korzyści biznesowe

Decyzja o wykorzystaniu Unified Communications w Schroders miała przynieść rozwiązanie szeregu problemów, jakie napotykają pracownicy. Szczególnie istotne były te związane z samą komunikacją, jak np.: zbyt dużo maili, frustracje wynikające z łączenia się z poczta głosową, opóźnień czy trudnościami w ustaleniu dostępności i obecności poszczególnych osób. Systemy, które firma posiadała, nie spełniały pokładanych w nich oczekiwań.

Początkowo wykorzystano Microsoft Lync (Skype dla Firm) do komunikacji chat i konferencji, aby następnie poszerzyć zakres funkcjonalny do telefonii, wykorzystując go jako pełne rozwiązanie komunikacyjne (transformacja na przestrzeni lat przedstawiona jest na grafice na końcu artykułu).

Oczywiście, wraz z wprowadzeniem nowej technologii, pojawiły się nowe wyzwania. Lync wprowadza nowy sposób pracy, bazuje na bezpośredniej komunikacji i statusach dostępności, więc pracownicy musieli dostosować się do tego i wspierać zmianę kulturową w organizacji. Kluczowym było, aby pierwsze doświadczenia z nowym rozwiązaniem, systemowym i organizacyjnym, zaowocowało pozytywnymi opiniami, bowiem to one wpływały na powodzenie wdrożenia i całego procesu transformacji. Faktycznie, pierwsze doświadczenia z softphonami oferowanymi przez Lynca przyniosły oczekiwany efekt „miłego zaskoczenia” w porównaniu do tych podłączonych do centrali PBX. Ważną rolę odegrali pracownicy IT i help desku, którzy zadbali o to, aby każda osoba otrzymała odpowiednie dla siebie i swojej roli urządzenia. Niemniej ważne było szkolenie i propagowanie pozytywnych doświadczeń innych osób. Jak udany było to projekt widać na załączonej niżej grafice.

Schroders zidentyfikował kluczowe wskaźniki dla oceny korzyści biznesowych wynikających z odpowiedniej prezentacji dostępności. Patrząc na własne doświadczenia z innymi klientami, można rzec, że nie jest to zaskakujące. Jeśli jesteś w stanie dostarczać organizacji zawsze aktualne informacje o dostępności wszystkich pracowników, możesz poprawić komunikację i usprawnić codzienną pracę, dzięki czemu będziesz w stanie szybciej reagować na potrzeby klientów. Pozwala to nie tylko poprawić pracę zespołową, ale również daje użytkownikom możliwość określenia kiedy i jak chcą się komunikować z kolegami (preferowany czas, rodzaj komunikacji). Już nie musisz tracić czasu wysyłając emaile czy nagrywając się na pocztę głosową z zapytaniem, kiedy ktoś jest dostępny! Informacja o obecności i dostępności innych osób sprawia, że codzienna praca jest bardziej efektywna, bez zbędnych opóźnień i barier w komunikacji.

To naprawdę dobra wiadomość, że taka firma jaką jest Schroders (37 biur w 27 krajach, 3500 pracowników) podąża tym pionierskim podejściem i czerpie z tego tak wiele korzyści.

A co z mniejszymi firmami?

Możesz obawiać się, że wdrożenie takiego rozwiązania jest poza zasięgiem małych i średnich przedsiębiorstw, w związku ze skalą, złożonością i wymaganymi zasobami. Nie, jeżeli skorzystasz z rozwiązania Comtrust oferowanego w chmurze.

Przedsiębiorstwa, mniejsze czy większe spotykają podobne problemy do tych, które napotkał Schroders. Co zatem czynić?

Jeżeli twoja bieżąca komunikacja – telefonów stacjonarnych, komórkowych, systemów komputerowych dostarczana jest przez różnych dostawców – tworzy się bariera, która utrudnia czerpanie największych korzyści z jednolitej komunikacji, o jakiej mówi Schroders. Nawet najbardziej nowoczesne systemy telefoniczne, także te dostępne w chmurze, tak naprawdę nie są zintegrowane i nie tworzą Unified Communication. Mówiąc o jednolitej komunikacji, należy włączyć do niej szeroko rozumianą mobilność – i w sensie telekomunikacyjnym (połączenia komórkowe), i specyfiki samej pracy (praca zdalna, w terenie, przemieszczanie się). Jeśli tylko można byłoby uzyskać wszystkie te usługi razem od jednego dostawcy, wtedy uzyska się zintegrowane usługi komunikacyjne. A to daje również oszczędności i buduje przewagę konkurentcyjną poprzez szybkość reakcji, wydajność i produktywność.

Dobra wiadomość jest taka, że można!

W Benemen, firmie, którą reprezentuje w Polsce Comtrust, stworzyliśmy rozwiązanie oparte o MS Lync, które integruje całą komunikację poprzez urządzenia i platformy; dostarcza usługi w chmurze, które zapewniają wszystkie korzyści określone przez Schroders, wraz z dodatkowymi, przydatnymi funkcjami.

Dzięki Benemen przeprowadzisz w swojej firmie transformację w kierunku firmy społecznościowej, tworząc sieć komunikacji i relacji, która prowadzi do szybszych i kompetentnych decyzji. Dzięki podejściu Unified Communication – współpracownicy, klienci i partnerzy łatwiej się kontaktują i komunikują. Najwięcej korzyści z transformacji czerpią organizacje, których pracownicy często przemieszczają się, a jednocześnie potrzebują dostępu do skrzynki mailowej i głosowej, czy pracują zdalnie i potrzebują kontaktu ze swoją grupą zadaniową. Generalnie transformacja, ale ta włączająca również komunikację komórkową, otwiera przed firmą nowe możliwości zwiększenia produktywności i konkurencyjności. Przeniesienie komunikacji na poziom MS Lync zdecydowanie obniża koszty, min. spotkań (bez konieczności przemieszczania się pomiędzy oddziałami), czasu pracy (kontakt pod jeden numer, odpowiedź bez zwłoki, współdzielenie kalendarzy), czy połączeń telefonicznych.

Dave Clarke Benemen UK przedstawia transformację zastosowania MS Lync w Schroders i przytacza korzyści jakie płyną z tej zmiany. Małe i średnie firmy czerpią te same korzyści z chmurowego rozwiązania Benemen dostępnego już w Polsce: http://www.benemen.uk/en-GB/blog/schroders/