Voicebot i chatbot w rekrutacji – jak oszczędzić czas w HR?

Prawie każda branża zmaga się dziś z niedoborem wykwalifikowanych pracowników. Jak więc szybko i skutecznie dotrzeć do najlepszych kandydatów oraz przekonać ich, by dołączyli do Twojej firmy? Za pomocą komunikatorów oraz chatbotów i voicebotów rekrutacyjnych!

HR chatbot i HR voicebot tam, gdzie są kandydaci – w komunikatorach

Dlaczego komunikatory i sztuczną inteligencję warto włączyć do rekrutacji i HR? Ponieważ to właśnie dzięki komunikatorom możesz dotrzeć do kandydatów, dla których są one naturalnym kanałem komunikacji. Skuteczność dotarcia tu jest dużo lepsza niż emailowo – nawet 90% otwarć, z czego 90% w ciągu pierwszych 15 minut. Co więcej, komunikatory umożliwiają integrację multimediów oraz są idealną platformą do zastosowania zautomatyzowanych rozwiązań, jak chatboty i voiceboty.

Połączenie nowych kanałów komunikacji i sztucznej inteligencji sprawia, że proces rekrutacji bardziej angażuje kandydatów oraz jest skuteczny i tańszy dla firm. Pomaga to również w zarządzaniu wielojęzykowymi kadrami w rozproszonych geograficznie organizacjach. Ale nie tylko to. HR boty poprawiają i wzbogacają doświadczenia pracowników dzięki informacjom zwrotnym i ankietom, które rozumieją ich intencje. Spersonalizowana, kontekstowa komunikacja może zdziałać cuda, motywując do poprawy efektywności i rozwiązywania problemów. Same zaś panele analityczne dostarczają menedżerom cennych danych i pomagają podejmować lepsze decyzje. Zaś boty rekrutacyjne i HR, jak Chatlayer automatyzują nawet 90% zadań.

chatbot i voicebot w rekrutacji narzedzia

Kiedy warto stosować chatboty i voiceboty w rekrutacji?

Korzystanie z chatbotów i voicebotów w rekrutacji może okazać się ogromną zaletą na każdym etapie — począwszy od informowania zainteresowanych osób o wolnych miejscach pracy, poprzez wysyłanie przypomnień o rozmowach kwalifikacyjnych, aż po wdrażanie nowych pracowników.

Etap 1. Chatbot i Voicebot w rekrutacji i informowaniu o ofertach pracy

Osoby zainteresowane nową pracą zazwyczaj już same jej szukają. Zatem musisz dotrzeć do nich we właściwym miejscu. Za pomocą powiadomień typu „jeden do wielu” w WhatsApp, Telegram czy iMessage możesz w prosty sposób dać znać zainteresowanym, że oferujesz pracę, co jest również znacznie tańsze niż wykupowanie reklam.

Komunikatory to moc konwersacyjna, która warto wykorzystać do angażowania kandydatów i zbierania informacji o ich oczekiwaniach, np. organizując na WhatsApp sesję pytań od kandydatów do prezesa firmy.

Możesz również włączyć elementy zabawy, takie jak quiz i sprawić, że rekrutacja stanie się przyjemna i jeszcze bardziej angażująca, co również przełoży się na szybsze dotarcie do większej liczby kandydatów.

Etap 2. Chatbot i Voicebot w rekrutacji i pozyskiwaniu kandydatów

Gdy kandydaci wiedzą, jak łatwo, szybko i wygodnie skontaktować się z Twoją firmą, czas na błyskawiczne przedstawienie im dostępnych ofert pracy. Jak wiadomo funkcja wiadomości „jeden do wielu” w komunikatorach, takich jak WhatsApp, iMessage czy Facebook Messenger, to prosty sposób na wysłanie ogłoszeń o pracy do wielu osób za pomocą jednej wiadomości. Warto połączyć to z chatbotem rekrutacyjnym. I tak, gdy ktoś wykaże zainteresowanie ofertą, wtedy chatbot zada mu pytania doprecyzowujące czy poprosi o podanie danych osobowych. Zdarza się też, że kandydat pasuje do wielu ofert pracy i za pomocą chatbota można zaprojektować workflow – wysłać mu tylko jedną ofertę, a jeśli mu nie pasuje, wtedy kolejną. Dzięki temu kandydaci otrzymują najbardziej odpowiednie oferty pracy, bez „spamu”. Wszystkie dane pozyskane przez chatbota zostaną przesłane do rekrutera, który w kolejnym kroku skontaktuje się z kandydatem w bardziej efektywny i spersonalizowany sposób.

Jeśli Twoja firma ma kilka działów HR lub bardziej złożony proces rekrutacji, prosty bot FAQ może nie wystarczyć. Automatyzacja przydatna jest na przykład, gdy działy HR otrzymują codziennie mnóstwo pytań lub same muszą dzwonić do kandydatów, a większość rozmów jest powtarzalna. Pomoże chatbot, który będzie dostępny 24/7, bądź voicebot, który porozmawia z kandydatami.

Voiceboty HR znakomicie sprawdzają się na etapie weryfikacji czy zgłoszenie kandydata jest aktualne i podtrzymuje on zainteresowanie podjęciem pracy. Rekrutacja z wykorzystaniem voicebota, szczególnie ten prosty jej etap, wygląda dokładnie tak samo jak ta przeprowadza przez pracownika działu HR – z tą jednak różnicą, że zajmuje znacznie mniej czasu i w żaden sposób nie angażuje zespołu. Voicebot HR, nazywany również wirtualnym HR-owcem, dzwoni do kandydatów i przeprowadza z nimi krótką rozmowę – zadaje pytania zgodnie z wcześniej przygotowanym scenariuszem, a odpowiedzi gromadzone są w bazie i gotowe do wyraportowania i podjęcia dalszych działań. Dzięki automatyzacji voiceboty są w stanie prowadzić rozmowy z setkami kandydatów jednocześnie.

Etap 3. Chatbot i Voicebot rekrutacyjny we wsparciu kandydatów podczas aplikacji

Gdy kandydaci znajdą odpowiednią ofertę pracy, kolejnym krokiem jest złożenie aplikacji. Warto wesprzeć ich na tym etapie, ponieważ pozwala to zwiększyć liczbę poprawnie wypełnionych zgłoszeń, ograniczyć czas poświęcany na uzupełnianie brakujących dokumentów oraz pokazać kandydatom, że są dla Twojej firmy ważni. W chatbocie można zastosować tekst, obrazy i video, co uczyni proces bardziej angażującym. Takie wsparcie pozytywnie wpływa na doświadczenia kandydatów i może dodatkowo zachęcić ich do dokończenia procesu aplikacji.

Co więcej, wraz z nowym pokoleniem pracowników, rośnie potrzeba komunikacji szybkiej, prostej i poprzez urządzenia mobilne (a nie formularz aplikacyjny). Właśnie to umożliwiają aplikacje do przesyłania wiadomości, takie jak WhatsApp czy Facebook Messenger. Tu kandydaci mogą przesyłać swoje dokumenty do firmy w sposób, jaki znają i lubią. Firmy zaś mają bezpośredni i osobisty kontakt z kandydatami. Cały proces aplikacyjny jest szybszy i bardziej efektywny dla obu stron.

Na tym nie koniec. Kandydaci, co zrozumiałe, chcą znać aktualny status swojej aplikacji, więc ten proces warto zautomatyzować i za pomocą powiadomień zawiadamiać ich, gdy pojawi się aktualizacja czy zbliży się termin rozmowy kwalifikacyjnej. Możesz nawet wzbogacić powiadomienia o różne formaty plików i multimediów (PDF, obrazy, filmy, głosówki).

Etap 4. Chatbot i Voicebot HR w onboardingu nowych pracowników

Znalazłeś świetną nową osobę, którą zatrudniłeś. Teraz musisz jak najszybciej wdrożyć ją. I, jak się domyślasz, komunikatory i chabtoty są również świetnym narzędziem w tym procesie! Za każdym razem, gdy ktoś rozpoczyna pracę w nowej firmie, otrzymuje mnóstwo informacji naraz. Możesz oczywiście wysłać mu je wszystkie w plikach PDF lub poprosić o przeczytanie kilkunastu stron internetowych… albo sprawić, by było to naprawdę angażujące, przekazując mu ważne informacje za pomocą quizu na komórce i zachęcić do korzystania z pomowcy chatbota podpiętego do FAQ i pracowniczego portalu.

AI w HR – więcej czasu na ludzi, mniej na rutynowe zadania

Wdrożenie HR chatbotów i HR voicebotów daje zauważalne korzyści, min. zaoszczędzony czas pracowników, niższe koszty, korzyści skali i przekierowanie energii HR na bardziej złożone sprawy, wymagające kreatywnego myślenia.

Na zatrudnieniu odpowiednich osób nie kończy się rola pracowników działu kadr. Muszą oni prowadzić holistyczną strategię dla dobra każdego pracownika, często w ekosystemie pracy zdalnej. Jak sprostać wymaganiom setek pracowników rozproszonych po całym świecie? Cóż, sztuczna inteligencja jest idealnym rozwiązaniem.

FAQ

Jak działa Voicebot?

Voicebot to zaawansowany asystent głosowy oparty na sztucznej inteligencji, który automatycznie prowadzi rozmowy telefoniczne z ludźmi. Działa w czasie rzeczywistym, wykorzystując trzy główne technologie: zamianę mowy na tekst (ASR), analizę intencji (NLP/NLU) oraz zamianę tekstu na mowę (TTS).

Cały proces konwersacji przebiega w kilku szybkich krokach: punktem wyjścia jest słuchanie i transkrypcja (ASR – Automatic Speech Recognition), czyli bot rejestruje to, co mówi rozmówca i w ułamku sekundy zamienia wypowiedź na tekst. Następnie podlega to analizie i zrozumieniu (NLP Natural Language Processing), aby bot mógł pojąć kontekst, wychwycić słowa kluczowe i zrozumieć intencje człowieka. Na koniec generowana jest odpowiedzi bazująca na bazach wiedzy, danych w systemach IT, logice biznesowej i scenariuszu rozmowy, itp. Wygenerowany tekst jest zamieniany na naturalny, ludzki głos i odtwarzany w słuchawce telefonu, czyli jest „mówiony” (TTS Text-to-Speech). Wszystko to dzieje się w płynny sposób, dzięki czemu interakcja przypomina rozmowę z żywym konsultantem na infolinii.

Jakie zadania najlepiej automatyzować za pomocą Voicebota?

Voicebot najlepiej sprawdza się w zadaniach powtarzalnych, takich jak udzielanie informacji, odpowiadanie na najczęściej zadawane pytania, przypominanie o terminach, umawianie spotkań, przeprowadzanie prostych ankiet oraz zbieranie podstawowych danych od kandydatów i pracowników.

Jakie procesy HR może wspierać Voicebot?

Voicebot może wspierać wiele procesów HR, w tym rekrutację, onboarding, komunikację z pracownikami, umawianie rozmów, udzielanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, przypominanie o szkoleniach i terminach oraz obsługę prostych spraw kadrowych.

Czym różni się HR Chatbot od HR Voicebota?

HR chatbot komunikuje się z kandydatami za pomocą wiadomości tekstowych, np. w komunikatorach lub na stronie internetowej. HR voicebot prowadzi rozmowę głosową przez telefon lub inne kanały głosowe. Oba rozwiązania mogą opierać się na tej samej technologii np. Sinch Chatlayer i automatyzować kontakt z kandydatami i wspierając procesy HR.

W jaki sposób HR Chatbot i HR Voicebot usprawniają proces rekrutacji?

HR chatboty i HR voiceboty mogą odpowiadać na pytania kandydatów, przedstawiać oferty pracy, pomagać w składaniu aplikacji, umawiać rozmowy kwalifikacyjne oraz przekazywać informacje o kolejnych etapach rekrutacji. Dzięki temu rekruterzy mogą skupić się na zadaniach wymagających indywidualnego podejścia.

Jakie są najważniejsze korzyści z wdrożenia voicebota w HR?

Do najważniejszych korzyści należą automatyzacja powtarzalnych zadań, skrócenie czasu obsługi kandydatów i pracowników, dostępność 24/7, wielojęzykowość, obniżenie kosztów operacyjnych, zwiększenie skali działania oraz odciążenie zespołów HR.

W jakich firmach warto wdrożyć HR voicebota?

Voicebot sprawdzi się zarówno w dużych organizacjach obsługujących tysiące kandydatów i pracowników, jak i w średnich firmach, które chcą usprawnić komunikację, skrócić czas realizacji procesów HR i poprawić doświadczenia użytkowników. Czy voicebot zastąpi specjalistów HR? Nie. Voicebot automatyzuje rutynowe czynności i przejmuje powtarzalne zapytania, dzięki czemu specjaliści HR mogą poświęcić więcej czasu na zadania wymagające wiedzy, empatii i podejmowania decyzji.

Czy voicebot/chatbota można zintegrować z systemami HR?

Tak. Nowoczesne chat/voiceboty mogą integrować się z różnymi systemami HR, ATS, CRM, ERP oraz innymi narzędziami wykorzystywanymi w organizacji. Dzięki temu mogą korzystać z aktualnych danych i automatyzować wiele procesów.

Autor:
Joanna Pytlakowska
VP Sales & Marketing, Comtrust

Może Cię zainteresować: